Tipps zur Organisation und Planung eurer Abizeitung | Abibuch
Wir erklären, wie ihr euer Abibuch-Komitee organisieren könnt, welche Aufgaben verteilt werden müssen, und was bei der Zeitplanung beachtet werden sollte. Im folgenden geben wir euch einige Tipps zur Planung und Organisation eurer Abizeitung. Wir sagen euch, welche Teams ihr braucht, und wie ihr die Aufgaben am besten verteilt.
Abibuch-Komitee bilden
Für euer Abibuch-Projekt benötigt ihr ein Team von motivierten Leuten, die gerne gemeinschaftlich an eurer Abizeitung arbeiten möchten. Auch wenn ihr Anfangs viele Freiwillige habt, es scheiden oft in der Anfangsphase einige Mitglieder aus und euer Team schrumpft. Daher solltet ihr ein paar Treffen abwarten, bevor ihr konkretere Aufgaben verteilt, und erstmal allgemeinere Aspekte wie das Abibuch-Motto und den Budgetrahmen klären. Wenn ihr am Ende sechs bis zwölf Personen habt, dann seid ihr gut dabei. Lasst auch den Zeitaspekt nicht außer Acht – haltet am besten regelmäßige Meetings, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Je früher, desto besser!
Die Planung des Abibuchs | der Abizeitung und die Organisation der verschiedenen Teams kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher solltet ihr euch schon vor den Weihnachtsferien damit anfangen, damit ihr euer Abibuch-Projekt rechtzeitig zu eurem Abschluss fertig wird.
Wichtige Aufgaben des Abibuch-Komitees bzw. des Abizeitungskomitees
Welche Aufgabe hat das Layout-Team?
Hier braucht ihr einige computer-affine sowie kreative Leute, die sich um die Umsetzung des Layouts mit einer entsprechenden Software kümmern. Es hilft, wenn die Teammitglieder Erfahrung mit Bildbearbeitung haben.
Das Layout kann in einer professionellen (aber teuren) Software wie Adobe InDesign angelegt werden. Alternativ könnt ihr gern zur einfachen Gestaltung eurer Abizeitung mit unserem Online-Programm abibuch-designer.de arbeiten.
Welche Verantwortung hat das Foto-Team?
Dieses Team ist für das Sammeln oder Anfertigen der Fotos verantwortlich. Bedenkt dabei, dass es durchaus zeitaufwendig sein kann, von allen Mitschülern Fotos zu sammeln bzw. zu machen.
Was macht des Datensammel-Team?
Dieses Team ist zuständig für das Zusammentragen aller Texte und Fragebögen, die veröffentlicht werden sollen: Steckbriefe, Berichte, Umfragen usw. Diese Aufgabe ist normalerweise sehr zeitraubend, geht aber mit unserer abibuch-planer App wesentlich schneller und bequemer. Ihr ladet einfache euren Jahrgang ein und sammelt bequem zentral online eure Streckbriefe und Umfragen.
Welche Aufgaben hat das Finanz-Team?
Die Verwaltung eurer Finanzen ist eine äußerst wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe. Dieses Team muss sich darum kümmern, dass das Geld eurer Mitschüler sowie eurer Sponsoren in der Komitee-Kasse bzw. auf dem Konto (siehe unten) ankommt.
Chefredaktion
Die Chefredaktion ist die Schaltzentrale eures Abibuch-Projekts, die sämtliche Aspekte im Auge haben und managen muss. Es ist daher wichtig, diese Aufgabe von besonders zuverlässigen Mitschüler*innen übernommen wird. Die Chefredakteurin oder der Chefredakteur sollte auf jeden Fall ausreichend freie Zeit haben, belastbar sein und bis zum Abschluss des Abibuch-Projekts dabei bleiben können. Es ist wichtig, eine gemeinsame Anlaufstelle für die Mitschüler*innen, Druckereien (z. B. abibuch-druck.de) und Sponsoren zu haben, damit keine Missverständnisse entstehen oder Informationen verloren gehen.
Zeitlicher Ablauf
Ein Abibuch | eine Abizeitung zu erstellen ist ein großes Unterfangen, das viel Zeit in Anspruch nimmt – ihr werdet wahrscheinlich länger brauchen, als ihr am Anfang gedacht habt. Aber sobald ihr dieses Dokument eurer Zeit zusammen in den Händen haltet, wird es die Mühe Wert gewesen sein. Damit es aber rechtzeitig zu eurem Abschluss fertig wird, solltet ihr früh mit der Planung beginnen – am besten noch vor den Weihnachtsferien. Wenn ihr zu lange wartet, endet es meist in Chaos und Nachtschichten.
Wir empfehlen, dass ihr zu Beginn einen Zeitplan erstellt, in dem ihr alle wichtigen Meilensteine festlegt. Ihr solltet regelmäßige Treffen abhalten, damit die Redaktion und die diversen Team auf dem Laufenden bleiben, die nächsten Schritte geplant werden können und der Fortschritt mit dem Zeitplan abgeglichen wird.
Bis zu den schriftlichen Prüfungen sollten idealerweise die ausgefüllten Steckbriefe und Kursberichte bereits fertig sein. Nach den schriftlichen Prüfungen müsst ihr dann so richtig durchstarten. Behaltet dabei immer den letzten Schultag im Auge, denn die fertig gedruckten und gebundenen Abibücher | Abizeitungen sollten bis dahin geliefert worden sein. Bedenkt die verschiedenen Deadlines wie z. B. die Abgabe der Druckdaten an die Druckerei, und richtet eure Zeitplanung dementsprechend aus.
Bankkonto einrichten
Um das Geld für eure Abizeitung | euer Abibuch zu sammeln bietet es sich an, ein Bankkonto einzurichten, auf das die Redaktionsleitung Zugriff hat. So können eure Mitschüler sowie Sponsoren Geld direkt an die Redaktion überweisen, und ihr könnt von diesem Konto zum Beispiel die Druckerei bezahlen.
E-Mail-Account einrichten
Für die Redaktion ist es sehr hilfreich einen separaten E-Mail-Account einzurichten, auf den das gesamte Team Zugriff hat. Zu Beginn des Abibuch-Projektes könnt ihr z. B. einen E-Mail-Verteiler einrichten, um bequem Rund-Mails an alle Mitschüler*innen senden zu können. Und eure Mitschüler*innen können euch ganz einfach Fotos, ausgefüllte Fragebögen usw. an eure E-Mail-Adresse schicken.
Arbeitsraum
Idealerweise organisiert ihr für das Redaktionsteam einen Arbeitsraum, in dem ihr euch regelmäßig treffen und zusammen das Abibuch bzw. die Abizeitung planen und managen könnt.
Die Jahrgangsliste
Besonders für die Teams, die Fotos, Geld und Texte von euren Mitschüler*innen einsammeln, ist es wichtig, dass ihr eine Liste aller Mitschüler*innen inklusive Name, Adresse, Handynummer, E-Mail-Adresse habt.
Falls ihr so eine Liste auch in eurer Abizeitung | eurem Abibuch veröffentlichen möchtet, denkt daran, euch die Erlaubnis von jeder betroffenen Person einzuholen.
