Abizeitung | Abibuch planen - Tipps zur Organisation
Wir erklären, wie du dein Abibuch-Komitee organisieren kannst, welche Aufgaben verteilt werden müssen, und was bei der Zeitplanung zu beachten ist. Hier geben wir dir einige Tipps, wie du deine Abizeitung oder dein Abibuch planen und organisieren kannst. Du erfährst, welche Teams sinnvoll sind und wie du die Aufgaben effektiv verteilen kannst.
Abibuch-Komitee bilden
Für die Planung eures Abibuchs oder eurer Abizeitung braucht ihr ein Team von motivierten Leuten, die gerne gemeinsam an der Umsetzung arbeiten. Zu Beginn gibt es oft viele Freiwillige, aber in der Anfangsphase kann es passieren, dass einige Mitglieder abspringen und das Team kleiner wird. Deshalb ist es sinnvoll, ein paar Treffen abzuwarten, bevor ihr konkrete Aufgaben verteilt. Nutzt diese Zeit, um grundlegende Aspekte wie das Abibuch-Motto und den Budgetrahmen zu besprechen. Mit einem Team von sechs bis zwölf Personen seid ihr in der Regel gut aufgestellt. Achtet auch darauf, den zeitlichen Rahmen im Blick zu behalten – regelmäßige Meetings helfen, damit alle informiert bleiben und am Ball bleiben.
Je früher, desto besser!
Die Planung eures Abibuchs oder eurer Abizeitung sowie die Organisation der verschiedenen Teams können viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist es eine gute Idee, schon vor den Weihnachtsferien damit zu beginnen, damit euer Abibuch rechtzeitig zu eurem Abschluss fertig wird.
Wichtige Aufgaben des Abibuch-Komitees bzw. des Abizeitungskomitees
Welche Aufgabe hat das Layout-Team?
Hier braucht ihr einige computer-affine und kreative Leute, die sich mit der Gestaltung des Layouts in einer passenden Software beschäftigen. Erfahrung in Bildbearbeitung ist dabei von Vorteil.
Das Layout kann mit professioneller (aber kostenintensiver) Software wie Adobe InDesign erstellt werden. Alternativ könnt ihr für eine unkomplizierte Gestaltung eurer Abizeitung unser Online-Tool abibuch-designer.de nutzen.
Welche Verantwortung hat das Foto-Team?
Dieses Team kümmert sich um das Sammeln oder Erstellen aller Fotos. Denkt daran, dass es Zeit kosten kann, von allen Mitschülerinnen und Mitschülern Fotos zu organisieren oder zu machen.
Was macht das Datensammel-Team?
Dieses Team ist verantwortlich für das Zusammentragen aller Texte und Fragebögen, die in eurer Abizeitung erscheinen sollen: Steckbriefe, Berichte, Umfragen und Ähnliches. Diese Aufgabe ist oft zeitintensiv, kann aber durch unsere abibuch-planer App deutlich erleichtert werden. Ihr könnt euren Jahrgang einladen und zentral online Steckbriefe und Umfragen sammeln.
Welche Aufgaben hat das Finanz-Team?
Die Verwaltung der Finanzen ist eine sehr wichtige Aufgabe. Dieses Team sorgt dafür, dass die Beiträge eurer Mitschülerinnen und Mitschüler sowie Gelder von Sponsoren korrekt in der Kasse oder auf dem Konto (siehe unten) landen.
Chefredaktion
Die Chefredaktion ist das zentrale Team für die Planung eures Abibuchs oder eurer Abizeitung. Sie behält alle Aspekte im Blick und sorgt dafür, dass die Arbeit koordiniert abläuft. Diese Aufgabe sollte von besonders zuverlässigen Mitschüler*innen übernommen werden. Die Chefredakteurin oder der Chefredakteur sollte ausreichend Zeit mitbringen, belastbar sein und bis zum Abschluss des Abibuchs engagiert bleiben. Es ist wichtig, eine zentrale Anlaufstelle für Mitschüler*innen, Druckereien (z. B. abibuch-druck.de) und Sponsoren zu haben, um Missverständnisse zu vermeiden und Informationen klar weiterzugeben.
Zeitlicher Ablauf
Die Erstellung eines Abibuchs oder einer Abizeitung ist eine umfangreiche Aufgabe, die mehr Zeit in Anspruch nehmen kann, als man anfangs denkt. Sobald ihr das Ergebnis eurer gemeinsamen Arbeit in den Händen haltet, werdet ihr jedoch stolz darauf sein. Damit alles rechtzeitig fertig wird, solltet ihr möglichst früh mit der Planung beginnen – idealerweise schon vor den Weihnachtsferien. Wenn ihr zu spät anfangt, kann es leicht in Chaos und stressigen Nachtschichten enden.
Wir empfehlen, einen klaren Zeitplan mit allen wichtigen Meilensteinen aufzustellen. Regelmäßige Treffen helfen, die Teams auf dem Laufenden zu halten, nächste Schritte zu planen und den Fortschritt mit dem Zeitplan abzugleichen.
Bis zu den schriftlichen Prüfungen sollten die Steckbriefe und Kursberichte bereits fertiggestellt sein. Nach den Prüfungen geht es dann in die intensive Umsetzungsphase. Behaltet dabei immer den letzten Schultag im Blick, denn bis dahin sollten die gedruckten und gebundenen Abibücher oder Abizeitungen geliefert worden sein. Achtet besonders auf Deadlines wie die Abgabe der Druckdaten an die Druckerei und passt eure Zeitplanung entsprechend an.
Bankkonto einrichten
Für das Sammeln des Geldes für eure Abizeitung oder euer Abibuch empfiehlt es sich, ein Bankkonto einzurichten, auf das die Redaktionsleitung Zugriff hat. Dadurch können Mitschülerinnen und Mitschüler sowie Sponsoren ihre Beiträge direkt überweisen, und ihr könnt von diesem Konto beispielsweise die Druckerei bezahlen.
E-Mail-Account einrichten
Für die Redaktion ist es sinnvoll, einen separaten E-Mail-Account einzurichten, auf den das gesamte Team zugreifen kann. Zu Beginn der Planung eures Abibuchs oder eurer Abizeitung könnt ihr beispielsweise einen E-Mail-Verteiler einrichten, um Rund-Mails an alle Mitschüler*innen zu versenden. Gleichzeitig bietet eine zentrale E-Mail-Adresse die Möglichkeit, dass Mitschüler*innen euch Fotos, ausgefüllte Fragebögen und andere Unterlagen unkompliziert zuschicken können.
Arbeitsraum
Es ist hilfreich, für das Redaktionsteam einen festen Arbeitsraum zu organisieren. Dort könnt ihr euch regelmäßig treffen, um gemeinsam das Abibuch oder die Abizeitung zu planen und zu koordinieren.
Die Jahrgangsliste
Für Teams, die Fotos, Geld und Texte von euren Mitschüler*innen sammeln, ist eine Liste mit allen wichtigen Kontaktdaten unverzichtbar. Diese sollte Namen, Adressen, Handynummern und E-Mail-Adressen aller Mitschüler*innen enthalten.
Falls ihr plant, eine solche Liste in eurem Abibuch oder eurer Abizeitung zu veröffentlichen, denkt daran, vorher die Zustimmung aller betroffenen Personen einzuholen.
